Η λειτουργία των ομάδων βασίζεται σε ορισμένους κανόνες που διασφαλίζουν την καλή διεξαγωγή του έργου της ομάδας και τη μεγιστοποίηση των οφελών για κάθε μέλος αλλά και για την ίδια την ομάδα ως σύστημα. Υπεύθυνος για τη διαμόρφωση και την τήρηση των παραμέτρων του πλαισίου είναι ο συντονιστής των ομάδων ο οποίος χρησιμοποιεί ως σημείο αναφοράς το πλαίσιο που ορίζει η εταιρεία Balint στην οποία είναι μέλος, συνυπολογίζοντας, στον βαθμό που αυτό είναι δυνατόν, τις ιδιαίτερες ανάγκες και δυνατότητες που χαρακτηρίζουν κάθε ομάδα και τα μέλη της.
Το πλαίσιο των ομάδων που πραγματοποιούνται από την Ελληνική Εταιρεία Ιατρικής Ψυχολογίας και Ομάδων Μπάλιντ απαρτίζεται από τους εξής βασικούς κανόνες:
- Οι ομάδες αποτελούνται κατά κανόνα από έξι έως δέκα άτομα οι οποίοι συνήθως είναι γιατροί, ψυχολόγοι, νοσηλευτές και κοινωνικοί λειτουργοί και έναν συντονιστή (συνήθως ψυχολόγο ή γιατρό) ο οποίος έχει εκπαιδευτεί και αποκτήσει πιστοποίηση συντονιστή ομάδων Balint από Εταιρεία που είναι μέλος της Διεθνούς Ένωσης Balint (International Balint Federation). Ένας συντονιστής μπορεί να συντονίζει ομάδες ενώ βρίσκεται ακόμα σε εκπαίδευση υπό την προϋπόθεση ότι πραγματοποιεί εποπτεία με έναν πιστοποιημένο συντονιστή που είναι μέλος μίας Εταιρείας μέλους της IBF.
- Πριν την εισαγωγή ενός μέλους σε μία ομάδα πραγματοποιείται μία συνάντηση γνωριμίας (“συνέντευξη αμοιβαίας επιλογής” όπως την ονόμασε ο Balint) με τον συντονιστή της ομάδας προκειμένου να γνωρίσει τον ενδιαφερόμενο και τον εισάγει στη μέθοδο Balint.
- Ο συντονιστής της ομάδας είναι υπεύθυνος για το πλαίσιο της λειτουργίας των ομάδων του, τον συντονισμό των συζητήσεων, την τήρηση των κανόνων και του πνεύματος που διαπνέει τις ομάδες Balint και για την προσπάθεια επίλυσης τυχόν προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν.
- Στις ομάδες Balint τηρείται απόρρητο ως προς το περιεχόμενο των συζητήσεων και τις πληροφορίες που δίνονται για τους ασθενείς.
- Η συχνότητα των συναντήσεων, η ώρα και η μέρα συνάντησης και η σύνθεση της ομάδας καθορίζονται από τον συντονιστή της ομάδας και παραμένουν σταθερές κατά τη διάρκεια της χρονιάς εκτός εάν προκύψει σοβαρή ανάγκη για αλλαγή.
- Δυνατότητα παρακολούθησης μίας ομάδας από άτομα που ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν αλλά επιθυμούν να δουν πρώτα πώς δουλεύει μία ομάδα Balint, υπάρχει μόνο κατά τη διάρκεια ανοιχτών ομάδων (“fishbowls” όπως συνηθίζουμε να τα αποκαλούμε στη μεθοδολογία Balint) που οργανώνονται για αυτόν τον σκοπό.
- Οι ομάδες δεν είναι ανοιχτές σε περιστασιακή συμμετοχή, πράγμα που σημαίνει ότι κάθε μέλος συμμετέχει σε όλες τις συναντήσεις που έχουν προγραμματιστεί για την ομάδα του εκτός φυσικά από την περίπτωση που αντιμετωπίζει κάποιο έκτακτο κώλυμα.
- Η συνέπεια στην ώρα προσέλευσης, η αποχή από τη χρήση κινητών τηλεφώνων και γενικά οι πράξεις σεβασμού κάθε μέλους προς τους υπόλοιπους, προάγουν το έργο και την αποτελεσματικότητά της ομάδας.
- Τυχόν προβλήματα, δυσκολίες ή άλλα θέματα που προκύπτουν σε ένα μέλος ή μία ομάδα αναφορικά με το πλαίσιο συζητιούνται αρχικά κατ’ ιδίαν με τον συντονιστή της ομάδας ο οποίος είναι υπεύθυνος να βοηθήσει το μέλος στην επίλυση του προβλήματος εάν αυτό είναι εφικτό. Αν ο συντονιστής κρίνει ότι το θέμα χρειάζεται να συζητηθεί στο πλαίσιο της ομάδας, το φέρνει εκείνος στην ομάδα προς συζήτηση.
Το πλαίσιο έχει ως βασικό σκοπό τη διασφάλιση ενός κλίματος ασφάλειας και σταθερότητας μέσα στο οποίο λειτουργεί η ομάδα. Παρ’όλο που βασικός υπεύθυνος γι’ αυτό είναι ο συντονιστής, ο σεβασμός του πλαισίου και του ρόλου του συντονιστή από τα μέλη είναι που εγγυώνται ουσιαστικά την αποτελεσματικότητά του.